Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisätyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 § 2).
Tiedonhallinnalla varmistetaan viranomaisen tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely. Tärkeää on julkisuusperiaatteen toteuttaminen.
Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, tuhoamista ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla.
Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Tietoturva on yksi tietosuojan toteuttamisen keino Sen tarkoituksena on suojata tietoaineisto ja tietojärjestelmät. Henkilötietojen käsittelyyn sekä julkisella että yksityisellä sektorilla sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetuksta (EU 679/2016) sekä sitä täydentävää tietosuojalakia (1050/2018).
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan myös kunnan on nimitettävä tietosuojavastaava, joka antaa neuvoja tietosuojaan liittyen rekisterinpitäjälle ja henkilötietoja käsitteleville työntekijöille sekä toimii valvontaviranomaisen (tietosuojavaltuutettu) yhteyshenkilönä.
Tammelan kunnan tietosuojavaltuutettu:
Jaana Jokikoivu-Hiukkamäki
hallintopäällikkö
p. 040 809 5455
[email protected]